文件分配表
为了管理文件存储，硬盘分区完毕后，接下来的工作是格式化分区。格式化程序根据分区大小，合理的将分区划分为目录文件分配区和数据区，就像我们看得小说，前几页为章节目录，后面才是真正的内容。文件分配表内记录着每一个文件的属性、大小、在数据区的位置。我们对所有文件的操作，都是根据文件分配表来进行的。文件分配表遭到破坏以后，系统无法定位到文件，虽然每个文件的真实内容还存放在数据区，系统仍然会认为文件已经不存在。我们的数据丢失了，就像一本小说的目录被撕掉一样。要想直接去想要的章节，已经不可能了，要想得到想要的内容（恢复数据），只能凭记忆知道具体内容的大约页数，或每页（扇区）寻找你要的内容。我们的数据还可以恢复回来。
硬件故障
由于操作不当、意外掉电、使用时间过长等原因引起的磁盘失效、电源不稳等问题，而造成的数据丢失或无法恢复。
永远不要将你的文件数据保存在操作系统的同一驱动盘上
我们知道大部分文字处理器会将你创建的文件保存在“我的文档”中，然而这恰恰是不适合保存文件的地方。对于影响操作系统的大部分电脑问题(不管是因为病毒问题还是软件故障问题)，常见的解决方法就是重新格式化驱动盘或者重新安装操作系统，如果是这样的话，驱动盘上都所有东西都会数据丢失。
另外一个成本相对较低的解决方法就是在你的电脑上安装第二个硬盘，当操作系统被破坏时，第二个硬盘驱动器不会受到任何影响，如果你还需要购买一台新电脑时，这个硬盘还可以被安装在新电脑上，而且这种硬盘安装非常简便。如果你对安装第二个驱动盘的方法不很认可，另一个很好的选择就是购买一个外接式硬盘，外接式硬盘操作更加简便，可以在任何时候用于任何电脑，而只需要将它插入USB端口或者firewire端口。
提防用户错误
虽然我们不愿意承认，但是很多时候是因为我们自己的问题而导致数据丢失。可以考虑利用文字处理器中的保障措施，例如版本特征功能和跟踪变化。用户数据丢失的常见的情况就是当他们在编辑文件的时候，意外地删除掉某些部分，那么在文件保存后，被删除的部分就丢失了，除非你启用了保存文件变化的功能。如果你觉得那些功能很麻烦，那么我建议你在开始编辑文件之前将文件另存为不同名称的文件，这个办法不像其他办法一样组织化，不过这确实是一个好办法，也能够解决数据丢失的问题。