今天的分享，着重在办公室在开展5S清理时，都有哪些小窍门可以参考。
1，文档资料电子化
尽量使用并存储电子化文档是一个比较好的方法。当然，有些文档资料可能会有相关现有法规的要求，必须留存纸质文档，但是除此之外，大多数文档我们都可以考虑使用并保存电子文档。
我的工作的很大一部分，是为其他人提供培训和辅导，所以我自己会参与很多培训课程的培训师认证，也会根据个人发展的需要，参加相关培训课程，同时还会根据受训方的需求，编制不同的培训材料。
有的培训讲师不肯提供电子版的培训材料，只提供纸质版。有的课程呢，则是纸质版和电子版均会提供。在我进行这方面的5S改善前，我的培训材料都是存放在一个专门的文件柜里，按照纸质材料的大小厚薄进行排列摆放。常用的、不常用的，都是混放在一起。时间久了，光是这些培训资料就占满了整整一个文件柜。有一些我偶尔会拿出来翻看一下，大多数资料因为查找起来也不是很方便，而且也不在手边，所以查阅翻看的机会并不多。
在发现了这个改善机会之后，我开始着手将所有的纸质培训材料转成电子化。能够拿得到原始的电子文件的，我就尽量找人去问。要不到的、甚至连当时培训老师都找不到的，我就利用复印机对手头的纸质培训材料进行扫描处理。有的材料是A0/A1尺寸的挂图，我就通过拍照的方式留档。
经过一段时间的努力，我留存的这些培训材料都转成了电子文档。同时我对这些文档按照课题进行了分类归档。
这样一番改善后，不只是原来需要一整个文件柜的储存空间被释放出来，我发现我查阅这些文档的次数比之前更频繁了，因为这些文档就在我电脑里，无论我身在办公室，还是在出差中，只要有查阅的需求，我就直接找到相应的文档就好了。
2，打造共享空间
这里所指的共享空间，既是物理上的，也可以是虚拟的电子化空间。
我们之前举例过，公司的培训资料很多人都在公共盘上存档了一份。面对这种情况，比较好的解决方法，是制定一套公共盘的使用规则，并在此基础上，开展定期的检查和清理，督促人员尽可能减少文件重复出现的情况。例如新员工入职培训所涉及的全部培训资料，我们就可以专门建立一个容易查找的路径，或者就设置一个专用的工作台，并将所有相关培训资料、记录等存放于此路径或者工作台的电脑里。这样大家要使用的话，就“按图索骥”就好了，而不是人人在公共盘上存档一份。
我们也需要思考，在办公室里，如何建立物理上的共享空间。什么叫物理上的共享空间呢？上面提到的工作台就是物理上存在的一个空间。再比如说每个人偶尔都有可能会用到一些文具，例如大的打孔机、大规格的订书机、塑封机等等，对于这种每个人使用频率不高的办公用品、器具，与其每个人各自备一个，不如在办公室内建立一个公共的共享区域，专门用来规划放置这些物品。这就是共享空间的概念。
通过共享空间，减少了个人储存保管物品的数量和需要。等于是将人人备一个小仓库，变成一个共享的工作站。
建立共享空间就是一个控制库存的例子。我们需要在这方面认真研究一下，如何将日常所需要使用到的物品降到。如何做到不需要的东西，就不要出现在现场。需要的东西，如何区分使用频率，并做好相对应的库存控制。
3，使用电子记事本
很多人喜欢使用记事本做记录，开会时带着记事本，去现场带着记事本。记事本上经常书写得潦草不说，日后真要想翻找相关记录，一个是很有可能要费一番功夫才能找到，二是找到了，还不一定能读得懂。当然还有可能是，记事本都找不到了。
对于我来说，我发现使用电子记事本更有效。我可以在电子记事本上，根据课题、或者客户、日期等分类建档，这样索引查找起来非常方便。第二呢，电子输入的文档也更容易阅读。如果是走现场使用了纸张进行了记录、或者讨论中手工画过一些草图什么的，一般我也会拍照附加在相应的记事本文档中，并做简要的归纳说明，以便日后查看起来一是容易查找，二是也容易看得懂。
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