整套的POS机除了硬件之外还需要一套收款用的软件。软件包括录入、销售、统计、打印、钱箱控制等功能，其实就是一个特定用途的小型数据库应用软件。
POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相对来讲价格会低许多，因为采用的外设不同价格也相对有浮动，近的POS价格在3000~3500，DIYPOS与电脑是有所不同的，不同的机箱、不同的显示器等，但电脑是能实现POS功能的，将电脑连接POS外设，即可实现POS功能，只不过是样式难看些。
通过POS系统结算时应通过下列步骤：
（1）地方易货代理或特约客户的易货出纳系统，将买方会员的购买或消费金额输入到POS终端。
（2）读卡器（POS机）读取广告易货卡上磁条的认证数据、买方会员号码（密码）。
（3）结算系统将所输入的数据送往中心的监管账户。
（4）广告易货出纳系统对处理的结算数据确认后，由买方会员签字。买卖会员及易货代理或特约商户各留一份收据存根，易货代理或特约商户将其收据存根邮寄到易货公司。
（5）易货公司确认买方已收到商品或媒体服务后，结算中心划拨易换额度。完成结算过程。
个人POS机申请注意事项：
1. POS机跳码问题
跳码是指POS机在交易过程中跳转到其他商户或地区的情况。在申请POS机时应关注机器是否存在跳码问题，确保使用。
2. POS机费率变动
应关注POS机费率是否会调高，避免后期增加不必要的费用支出。
3. 商户落地及切换问题
商户落地是指POS机刷卡交易时，商户是否为本地的真实商户。同时，应关注能否自由切换商户，以避免受到特定商户的限制。
4. POS机押金及额外费用
部分POS机会收取一定金额的押金或收取额外的流量费等其他费用。在申请时应详细了解POS机的相关费用构成，避免额外的费用支出。
POS机的更换频率应该是多少呢？实际上，没有一个确定的答案，因为这取决于多个因素，例如使用频率、保存环境、维护情况等。如果商家使用频繁，POS机出现故障的可能性就更大；如果保存环境恶劣，也会缩短POS机的寿命。因此，商家需要定期对POS机进行检查和维护，确保其正常运行。
总之，POS机的更换频率应该根据实际情况而定。商家需要密切关注POS机的使用情况和市场需求，及时进行维护和升级，确保商家的经营效率和竞争力。